Entsprechend wichtig ist es für Projektverantwortliche, diesem Wunsch gerecht zu werden und ein optimal funktionierendes Teilnehmer-Management zu gewährleisten. Darauf nehmen ganz unterschiedliche Komponenten Einfluss: Vom Einladungs-Management über die Online-Registrierung und begleitende Backoffice-Services bis hin zum Hotel-Management.
EMS – Die Software für hocheffizientes Teilnehmer-Management
Unsere Erfahrung aus über 600 erfolgreichen Veranstaltungs-Projekten fließt ein in eine webbasierte Lösung, auf die zahlreiche global tätige Konzerne vertrauen. Und das nicht ohne Grund, denn die Event Management Software EMS erleichtert Ihnen die Durchführung eines Messeauftritts oder Events erheblich.
Statt mit komplexen Excel-Tabellen und ellenlangen ausgedruckten Listen zu hantieren, setzen Sie mit dieser Lösung von XFAIR auf ein hochmodernes Teilnehmer-Management. Der Nutzen für Sie liegt auf der Hand, denn diese Lösung ist digital auf unterschiedlichen Geräten abrufbar, einfach, bedienfreundlich und effizient.
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EINLADUNGS-MANAGEMENT
Unternehmen wünschen sich bei Messen, Kongressen, Events und anderen Großereignissen zahlreiche Gäste. Je größer die Zahl der Teilnehmer, desto höher sind jedoch gleichzeitig auch die Anforderungen an das Einladungs-Management. Von der inhaltlichen Gestaltung über das Datenhandling bis hin zur Übersetzung in die gewünschten Landessprachen gilt es hier, ganz unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen.
ONLINE-REGISTRIERUNG
Der Umgang mit Namen und Adressdaten im Zusammenhang mit einer Messe oder einem Event erfordert Geschick und System. Und dies trifft schon auf die Datenerfassung zu. Zum einen gilt es, die Daten richtig zu kanalisieren und dabei den Überblick über die Steuerung der Veranstaltung zu behalten. Zum anderen ist sorgsam auf den richtigen Umgang im Sinne des Datenschutzes zu achten.
BACKOFFICE-SERVICES
Nach der Einladung und Anmeldung von Teilnehmern für ein Großereignis, bedarf es einer gut funktionierenden Teilnehmer-Betreuung. Denn stets treten Fragen oder Wünsche zu Tage, die rund um die Uhr und zur vollsten Zufriedenheit beantwortet werden müssen. Hinzu kommt eine Vielzahl weiterer organisatorischer Notwendigkeiten wie z.B. die Ausstellung von Besucherausweisen, das Ticketing oder die Einrichtung von Shuttle-Services.
HOTEL-MANAGEMENT
Die vielen Besucher einer Veranstaltung benötigen selbstverständlich auch ein entsprechendes Kontingent an Unterkünften. Da kann es zu Zeiten einer Messe, eines Kongresses oder eines sonstigen Events knapp und teuer werden. Umso besser, wenn ein gut funktionierendes Hotel-Management dem vorbeugen kann.
LEAD-MANAGEMENT
Bei Messen, Kongressen und anderen Events gilt die Generierung von Leads – also erfolgreichen Kontakten zu Personen der Zielgruppe (zum Beispiel potenziellen Kunden) – als zentraler Erfolgsfaktor. Entsprechend wichtig ist es, Leads zu erfassen und zu messen. Grundvoraussetzung dafür ist ein bestens funktionierendes Lead-Management, an das die Besucherregistrierung angeschlossen ist und das jeden qualitativen Kontakt auswertet.