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Teilnehmer-Management/Backoffice-Services

Backoffice-Services für Messen & Events – professionelle Teilnehmerbetreuung

Nach der Einladung und Registrierung übernehmen wir die komplette Teilnehmer-Betreuung: von der Hotline über Änderungsmanagement bis hin zu Support und Nachverfolgung. Unser erfahrenes Backoffice-Team sorgt weltweit für reibungslose Abläufe – mehrsprachig, zuverlässig und rund um die Uhr.

Jetzt anfragen

Die Herausforderung

Nach der Registrierung beginnt die eigentliche Herausforderung: Teilnehmer haben Fragen, Änderungswünsche und Supportbedarf – oft in mehreren Sprachen, Zeitzonen und Themenbereichen. Gleichzeitig müssen zahlreiche organisatorische Abläufe parallel koordiniert werden – vom Ticketing bis zur Besucherlogistik.

Rund um die Uhr Betreuung

Anfragen und Wünsche treffen jederzeit ein – auch nachts oder an Wochenenden. Sie müssen schnell, kompetent und in mehreren Sprachen beantwortet werden.

Hoher Kommunikationsaufwand

Mit der Zahl der Teilnehmer wächst auch die Menge an Rückfragen, Änderungswünschen und Servicefällen – oft über verschiedene Kanäle hinweg.

Organisatorische Komplexität

Ticketing, Shuttle-Services, Besucherausweise oder Reports – viele Teilprozesse müssen gleichzeitig bearbeitet und sauber dokumentiert werden.

Unsere Leistungen

Mit unseren Backoffice-Services übernehmen wir die komplette Kommunikation und Organisation im Teilnehmer-Management – mehrsprachig, professionell und jederzeit erreichbar. So bleibt Ihr Team entlastet und Ihre Teilnehmer bestens betreut.

24/7 Telefon-Hotline

Mehrsprachiger First-Level-Support für Teilnehmer – professionell, freundlich und rund um die Uhr erreichbar.

Mehrsprachige Betreuung

Kompetente Kommunikation in allen relevanten Sprachen für internationale Teilnehmergruppen.

Badges & Ausweise

Erstellung, Druck und Ausgabe von Besucherausweisen, Namensschildern und Zugangsunterlagen.

Shuttle- & Transferorganisation

Planung und Koordination aller Transfer- und Shuttle-Services – zuverlässig und termingerecht.

Der Prozess

In fünf Schritten zu einem effizienten Backoffice: Von der Einrichtung der Hotline über Teilnehmerkommunikation bis zur Nachverfolgung – transparent, strukturiert und jederzeit skalierbar.
01

Callcenter-Einrichtung

Einrichtung der mehrsprachigen Telefon-Hotline mit definierter Erreichbarkeit – bis zu 24/7 möglich.
01

Callcenter-Einrichtung

Einrichtung der mehrsprachigen Telefon-Hotline mit definierter Erreichbarkeit – bis zu 24/7 möglich.
02

Teilnehmer-Betreuung

Beantwortung von Fragen, Nachfassen von Einladungen und Unterstützung im Teilnehmermanagement – in Ihrem Namen.
02

Teilnehmer-Betreuung

Beantwortung von Fragen, Nachfassen von Einladungen und Unterstützung im Teilnehmermanagement – in Ihrem Namen.
03

Badge-Erstellung

Erstellung und Ausgabe von Besucher- und Namensschildern, inklusive Ticketing-Lösungen.
03

Badge-Erstellung

Erstellung und Ausgabe von Besucher- und Namensschildern, inklusive Ticketing-Lösungen.
04

Transfer-Organisation

Planung und Koordination von Shuttle- und Transferservices für Ihre Veranstaltung.
04

Transfer-Organisation

Planung und Koordination von Shuttle- und Transferservices für Ihre Veranstaltung.
05

Besuchsberichte

Erfassung, Dokumentation und Auswertung von Besucheraktivitäten – Basis für Follow-ups und Lead-Management.
05

Besuchsberichte

Erfassung, Dokumentation und Auswertung von Besucheraktivitäten – Basis für Follow-ups und Lead-Management.

Ihre Vorteile

Zu unseren Backoffice-Services zählen Shuttle- und Transferorganisation, Badges und Ausweise, Ticketing sowie die Besuchsberichterfassung für Ihr Lead-Management. Selbst das Nachfassen von Einladungen übernehmen unsere Callcenter-Agents in Ihrem Namen.
  • Rundum-Service für Teilnehmer
  • 24/7 Hotline-Betreuung
  • Mehrsprachige Kommunikation
  • Organisationsunterstützung aus einer Hand
  • Lead- & Besuchsmanagement
  • Nahtlose EMS-Integration

Service-Qualität

24/7

Hotline auf Wunsch

Mehrsprachige

Betreuung

100%

Zufriedenheitsgarantie

Weitere Leistungen

Entdecken Sie alle Teilnehmer-Management-Systeme von XFAIR

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