ZEPPELIN/CAT @ bauma2019

Die Herausforderung

Wie können mehr als 2500 ZEPPELIN- und CATERPILLAR-Mitarbeiter, die aus der ganzen Welt anreisen, organisiert werden? Wie finden hunderttausende Besucher schnell und einfach zu Ihrem richtigen Produktspezialisten? Wie kann eine Vielzahl von Besprechungsräumen sowie Bewirtungsplätzen in verschiedenen Catering-Areas bestmöglich verwaltet werden?

Welche digitalen Möglichkeiten gibt es für eine mobile und innovative Lead-Generierung? Und nicht zu vergessen die hohe Anzahl an bereits im Vorfeld der Veranstaltung gebuchten „Guided-Standtours“, die es zu administrieren gilt. Eine optimale Ressourcenplanung war somit DIE Kernanforderung. Darüber hinaus bedurfte es einer technischen Vernetzung von mehreren tausend Quadratmetern in Messehalle und Demoarea im Freigelände für TK-System und PC-Arbeitsplätze.

Die Lösung

Das web-basierte Event-Management-System („EMS“) von XFAIR diente dafür als zentrales Tool. Neben multi-lingualen Online-Registrierungen, Buchung von Hotelübernachtungen, Druck von Mitarbeiter-Namensschildern in Verbindung mit Check-IN/-OUT und Zutrittskontrollanlagen diente „EMS“ als zentrales Informations- und Kommunikationstool an den diversen Empfangstheken. Auch die übersichtliche Verwaltung von Besprechungsräumen, Lunch-Bookings und „Guided-Standtours“ wurde durch „EMS“ als All-In-One-Software deutlich erleichtert. Für die vollautomatisierte Erfassung der Besucherdaten zur Lead-Generierung wurde die von XFAIR selbstentwickelte „EMS.Lead“-APP eingesetzt. Eine detaillierte Planung sowie das Verlegen von mehreren Kilometern an Glas- und Netzwerkkabel waren notwendig um ein homogenes und gleichzeitig ausfallsicheres Netzwerk zu schaffen.

Unsere Leistungen:

• Internationales Projektmanagement mit Ansprechpartnern aus verschiedenen Business Units zum Erarbeiten der exakten Anforderungen

• „EMS.registration“ für Registrierung unterschiedlicher Personengruppen (Staff, Dealer, Business-Traveller, …) im responsive Design

• „EMS.hotel“ für Buchung von Hotel-Übernachtungen

• Komplette Hotel-Kontingentsverwaltung mit Erstbuchung, Umbuchungen und Erstellung von Rooming-Listen für die angeschlossenen Hotels

• Hotline und Backoffice-Services für Teilnehmer-Korrespondenz

• „EMS.basic“ für Teilnehmersuche, An-/Abwesenheits-Status, Namensschilddruck, Versenden von Kurznachrichten, Telefon-Autowahl, …

• „EMS.check-in“ für Check-IN/-OUT der Mitarbeiter über RFID-Badges

• „EMS.check-in“-APP für Check-IN/-OUT der Mitarbeiter über Smartphone/Tablet

• „EMS.access“ für Zutrittskontrolle zu gesicherten Räumen (bspw. Garderobe)

• „EMS.schedule“ für Verwaltung von Besprechungsräumen, Lunch-Bookings und „Guided-Standtours“

• „EMS.Lead“-APP für mobile Lead-Erfassung

• „EMS.Reporting“ für detaillierte Auswertungen sämtlicher erfasster Daten

• Schnittstellen-Entwicklung zu kundeneigenem CRM-/ERP-System

• Sämtliche Hardware wie Telefonanlage, Web-/Datenbank-Server, PC-Clients, Telefone, Check-IN-Terminals, Badge-Printer, elektronische Türschilder, iPads, Multifunktionsdrucker, allgemeine Netzwerktechnik (Switche, Router, Firewall, …), uvm.

• Liefern und Verlegen von mehreren Kilometern an Glasfaser- und Netzwerkkabel

• Mehrsprachige Schulungen und Einweisungen des Personals

• Service-Personal im Hospitality-Bereich

• Stand-by-Service während des kompletten Messezeitraums

• Abbau und Demontage

Das Ergebnis

Durch die eingesetzten Lösungen von XFAIR waren alle Informationen was Standorganisation und Teilnehmer-Management anbelangt zu jeder Zeit sehr schnell und einfach verfügbar. Gerade dadurch konnte die „Visitor“-Experience“ der Messebesucher deutlich optimiert werden. Lange Wartezeiten wurden vermieden und Kunden konnten direkt an den jeweiligen Standdienstmitarbeiter vermittelt werden, was zu einer neuen Benchmark erfasster Neukontakte geführt hat. Auch im Bereich Hospitality wurden durch den Einsatz der XFAIR-Lösungen neue Maßstäbe im Zusammenspiel von Event-Management und IT gesetzt. Besonders deutlich wurde dies im reibungslosen Ablauf in den verschiedenen Catering-Areas, der Vielzahl an durchgeführten „Guided-Standtours“ oder auch in der optimalen Belegung von Besprechungsräumen an unterschiedlichsten Lokationen. Zweifelsohne ein sehr anspruchsvolles und herausforderndes Projekt welches nicht zuletzt auch durch den unermüdlichen Einsatz des XFAIR-Projektteams mehr als erfolgreich gestaltet werden konnte.