Hausmesse 2025 in Ditzingen
XFAIR stellt unseren Kunden unser breit aufgestelltes Portfolio nicht nur für Mammutprojekte wie der bauma in München, weltbekannten Veranstaltungen wie der Spielwarenmesse in Nürnberg oder internationalen Events wie der CBST in Shanghai zur Verfügung. Wir betreuen unsere Kunden auch gerne bei kleineren Veranstaltungen wie zum Beispiel Hausmessen. So auch geschehen vom 1. bis 4. April 2025 in Ditzingen.Die Aufgabe
Der Kunde benötigte für seine Hausmesse ein Tool zur Bewältigung des Einladungs- beziehungsweise Anmeldungsmanagements. Auch die An- und Abmeldung der Besucher auf der Veranstaltung, sowie die Ausstattung einer Infotheke waren relevante Themen. Die Unterbringung der Besucher sollte ebenfalls über die XFAIR Lösung zur Hotelverwaltung abgewickelt werden.
Die Umsetzung
Die Anmeldung zum Event besorgte XFAIR über eine Online-Registrierung mit sage und schreibe sechs Registrierungsgruppen. Diese hohe Zahl an Registrierungsgruppen diente der genauen internen Zuordnung der Besucher und Mitarbeiter. Nach Abschluss der Registrierung lief der Versand der E-Tickets mit dem personalisierten QR-Code über automatische Bestätigungs-E-Mails aus dem XFAIR-System. So konnten sich alle Teilnehmer unabhängig von ihrer Registrierungsgruppe auf der Veranstaltung über den Scan des QR-Codes an der Infotheke einchecken.
Der Kunde teilte seine Besucher in Gruppen ein, die Kundenbetreuern zugewiesen wurden, welche zur Verwaltung und Planung der Besucher dedizierten Zugang zum System erhalten hatten. Über eine ähnliche Lizenz kümmerte sich eine weitere Person kundenseitig um die Hotelverwaltung und sorgte so für die Verteilung der Gäste auf die vorhandenen Hotelkontingente.
Unsere Leistungen
Hardware:
- Check-In-System
- Infotheke
- Mailings & Reportings
- Vor-Ort-Support
Software:
- Online-Registrierung
- Hotel-Managementsystem
Angemeldete Besucher
Angemeldete Mitarbeiter
Übernachtungen
Check-ins vor Ort
Kontingente
Hotels
Infotheken
Monate Vorlaufzeit
Das Ergebnis
Durch die hohe Flexibilität des XFAIR Systems – in diesem speziellen Fall der Online-Registrierung – konnte der Kunde seinen Besuchern aus verschiedenen Kontexten und den Mitarbeitern eine angepasste Anmeldung bieten und sicherstellen, dass die für die jeweilige Personengruppe relevanten Informationen rechtzeitig ankamen. Die Vorgabe der komplexen Abhängigkeiten verschiedener Kriterien, die dem Kunden wichtig waren, konnten problemlos integriert werden und so einen reibungslosen Ablauf gewährleisten. Der technische Support vor Ort stellte sicher, dass jedwede Herausforderung im Handumdrehen gemeistert wurde.
Die Zusammenarbeit mit unseren langjährigen Kunden ist immer wieder eine besondere Freude – und wir bereiten uns schon auf die nächsten gemeinsamen Veranstaltungen vor. Wenn auch Sie vom umfangreichen XFAIR-Portfolio Gebrauch machen möchten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.