Fakuma 2024 in Friedrichshafen

Die Aufgabe

Unser Kunde wollte auf der diesjährigen Fakuma das gesamte Teilnehmer-Management mit XFAIR-Lösungen bearbeiten. Dazu gehörte die Einladung und Anmeldung der Mitarbeiter im Vorfeld, das Abwickeln der Hotel-Buchungen, aber auch die Standkommunikation vor Ort.

Die Umsetzung

Zunächst konfigurierte unser Customer Care Team mit Hilfe unserer Eventmanagement Software (EMS) eine auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden angepasste Online-Registrierung. Die Mitarbeiter erhielten von uns im Anschluss die ihnen zugeordneten Zugangsdaten, mit denen sie sich innerhalb unseres webbasierten Systems für ihren Messedienst anmelden konnten. Die Hotelinformationen wurden XFAIR kundenseitig zur Verfügung gestellt und importiert. Im Nachgang übernahmen wir die gesamte Kommunikation mit den verschiedenen Unterkünften und koordinierten die Kontingente im Rahmen der gesetzten Storno-Fristen.

Während der Fakuma konnten sich die Mitarbeiter über das XFAIR Check-In-Terminal ein- beziehungsweise auschecken. Dazu wurde dieses Terminal mit der entsprechenden EMS-Lösung bespielt, die im Vorfeld nach den Wünschen unseres Kunden angepasst wurde.

Neben dem Terminal stellten wir zudem die technische Ausstattung der Infotheken mit genügend Arbeitsplätzen für das dort eingeteilte Standpersonal zur Verfügung. Damit die Telefonanlage, die Rechner und der Drucker vollumfänglich genutzt werden konnten, wurde von der XFAIR-Technik ein stabiles Netzwerk eingerichtet, das mitunter über einen neuen 5G-Router lief. Der an der Infotheke eingerichtete Drucker diente zum Nachdruck eventuell verlorengegangener oder versehentlich gebrochener Namensschilder.

Unsere Leistungen

Hardware:

• 2 Infothekenplätze

• 1 Check-In-Terminal

• 1 Netzwerk

Software:

• Online-Registrierung

• Hotel-Management

• Check-In-Lösung

Das Ergebnis

Zusätzlich zum Vor-Ort-Support durch Customer Care- und Technik-Team richteten wir zu Zwecken des Guest-Managements vor der Messe ein E-Mail-Postfach für unseren Kunden ein und standen überdies über eine Telefon-Hotline während der Messe für jedwede Rückfragen oder potenzielle Problemfälle zur Verfügung. So konnten wir einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und das Vertrauen in unsere Serviceleistungen bestärken.

Alles in allem belief sich die Vorlaufzeit für das XFAIR-Team auf circa fünf Monate für die Vorbereitungen, wobei der Aufbau der Hardware innerhalb von knapp drei Tagen stattfand.