XFAIR GmbH – Die Unternehmensevolution vom Pager- zum Full-Service-Provider

Herr Fürst, das breit aufgestellte Portfolio von XFAIR macht Sie zum Full-Service-Provider rund um das Thema Messe und Event. Wie kam es dazu und welches Big Picture liegt ihr zugrunde?

Nun, es kam so dazu, dass ich vor XFAIR selbst im Bereich Messe und Event als Techniker und Systemintegrator gearbeitet habe. Dabei hatte ich sehr viel Kundenkontakt, bereitete die benötigten Systeme und Lösungen vor, fuhr auf die jeweiligen Messen um den Aufbau und die Inbetriebnahme durchzuführen und war während der Messelaufzeit für den Service vor Ort verantwortlich. Das alles musste nach der Messe natürlich auch wieder demontiert und zurücktransportiert werden. Es hat sich dann so ergeben, dass das damalige Unternehmen in dem ich beschäftigt war und das privat geführt wurde, mehr oder weniger geschlossen hat, schlichtweg, weil der Inhaber sich zur Ruhe setzen wollte. Da ich aber sehr viel Spaß an dem Job hatte und mir vorstellen konnte auch selbst mein Glück zu versuchen, habe ich dann den Schritt gewagt und XFAIR im Frühjahr 2001 gegründet.

Das Lösungs-Portfolio damals war natürlich noch sehr übersichtlich. Die Systeme waren hauptsächlich Pager-Systeme, das heißt man ist mit ein, zwei oder mehr Koffern an Pagern auf die Messe gefahren, um sie dem Kunden zu übergeben. Die Installation war auch nicht so aufwendig und dauerte zeitlich gesehen nicht allzu lange. Von dem her war das recht einfach gehalten, aber zum damaligen Zeitpunkt hat es die Anforderungen erfüllt.

„In erster Linie ging es darum, die Kommunikation auf dem Messestand zu erleichtern.“

Als ich XFAIR gegründet habe, stand nie eine konkrete Vision dahinter. Ich hatte nicht vor ein Großunternehmen aufzubauen. Natürlich wollte ich schon ein wenig wachsen, vielleicht mal fünf, sechs Leute in der Firma haben, vielleicht auch mal zehn, aber da war keine klare Zielsetzung vorhanden. Ich bin da eher pragmatisch rangegangen und habe versucht mit den damaligen Lösungen die Kunden, die wir gleich zu Anfang hatten, bestmöglich zufrieden zu stellen. Ziel war es, die Messe- und Eventorganisation unserer Kunden, hauptsächlich in Sachen Teilnehmer-Management, zu verbessern und ihnen Werkzeuge und Lösungen für ihren Messeauftritt an die Hand zu geben. In erster Linie ging es darum, die Kommunikation auf dem Messestand zu erleichtern. Das waren damals so die Hauptanforderungen.

Ein Big Picture hat es damals also noch nicht gegeben, ich glaube das hat sich über die Zeit von selbst entwickelt. So ist das Ganze gestartet.

Wann und wie kamen die Software-Lösungen zum Portfolio hinzu und welche Lösung war der erste Dominostein, der dem heutigen Baukasten-System voranging?

Die Anforderungen haben sich natürlich im Laufe der Jahre verändert und sind viel umfangreicher und detaillierter geworden. Wir haben selbstverständlich gesehen wo die Anforderungen liegen, und wo unseren Kunden der Schuh drückt. Aus diesem Grund heraus haben wir eine kleine Software-Abteilung gegründet. Es war immer die Absicht, Lösungen selbst in-House zu entwickeln und nicht über einen Drittanbieter oder ein externes Systemhaus entwickeln zu lassen; denn wir wollen in der Lage sein schnell, kurzfristig und flexibel auf Kundenanforderungen reagieren zu können. Daher war es mir von Beginn an wichtig die Expertise im Haus zu haben.

Die Pager-Lösungen zu Beginn waren zunächst sehr einfach gehalten – das heißt man drückte die eine Taste und es wurde Text 1 verschickt, man drückte die andere Taste und es wurde Text 2 verschickt. Das Ganze hat sich dahingehend entwickelt, dass diese Kommunikation über eine Software-Applikation, das heißt über PC, eine Windows-Applikation gesteuert wurde und so gezielt namentlich nach Personen der Standdienstmannschaft gesucht werden konnte. Hinzu kamen dann weitere Kriterien-Suchen: Wer spricht eine bestimmte Sprache, wer ist Produktspezialist für dieses oder jenes Produkt oder Exponat, und so weiter. So hat sich das sukzessive entwickelt.

„Wir wollen in der Lage sein schnell, kurzfristig und flexibel auf Kundenanforderungen reagieren zu können.“

Es kamen weitere Module dazu, wie zum Beispiel Besprechungsraum-Verwaltung, oder auch Side-Lösungen, wie Shop- und Catering-Systeme. Einen Schwerpunkt legten wir dann zu einem späteren Zeitpunkt auf das Thema Lead-Management, wofür wir eine eigene App entwickelt haben.

Es war uns stets wichtig das Ganze modular aufzubauen, das heißt, dass Kunden nur Teilbereiche nutzen können, beispielsweise, wenn sie für Raumverwaltung oder Hoteladministration über eigene Lösungen oder einen eigenen Anbieter beziehungsweise Lieferanten verfügen. Dieser Teilbereich wird dann in unserem System entsprechend nicht aktiviert, stört somit weiter nicht, und wir können den Kunden ganz individuell bedienen, was sich dann natürlich auch transparent auf das Pricing auswirkt.

Genau so ist eigentlich dieses Baukastensystem entstanden. Mittlerweile haben wir eine zentrale Lösung, mit unterschiedlichsten Modulen, wie ich es gerade schon kurz angeführt habe. Ein großes Modul ist zum Beispiel auch die Hotel-Administration, womit man sämtliche Hotelzimmer-Kontingente, die für eine Messe eingekauft wurden, problemlos administrieren kann. Wir haben außerdem eigene Apps für Check-IN/-OUT, Catering-Bestell-Systeme, Lead-Management bis hin zur kompletten Event-APP entwickelt. Genau so ist das heutige Baukastensystem entstanden.

Damit einhergehend ist unser Entwickler-Team entsprechend gewachsen. Wir haben heute sowohl Web-Entwickler als auch App-Entwickler für iOS und Android im Team. Eben was es dazu braucht, um kurzfristig auf etwaige Kundenanforderungen, die gerne auch auf Zuruf direkt von der Messe zu uns reinkommen, reagieren zu können. Da hat sich bestätigt, dass es richtig war die eigenen Entwicklungen und Expertisen im Haus zu haben.

Wenn Sie an die Zukunft des Unternehmens denken, welche Projekte und Innovationen sehen Sie vor Ihrem inneren Auge?   

Gute Frage! Also zum einen bin ich sehr zufrieden und dankbar, wie das Unternehmen im Moment dasteht. Man kann sagen, dass es seit der Gründung immer eine positive Entwicklung im Unternehmen gab. Mehr Kundenprojekte führten zu größeren Räumlichkeiten, zu mehr Equipment, zu einem größeren Team, das sich über die Jahre aufgebaut hat. Dazu möchte ich anführen, dass ich sehr dankbar bin, dass wir über die Jahre sehr konstant geblieben sind. Es waren sehr gute Jahre über die mittlerweile schon über 22 Jahre. Auch wenn wir Krisen durchstehen mussten – sei es die Finanzkrise 2008/2009 und natürlich auch die Pandemiephase, die sich ja über zwei Jahre hingezogen hat – ist das alles sehr positiv verlaufen. Ich bin sehr dankbar für die Loyalität des ganzen Teams. Wir haben die Pandemie überlebt, was leider nicht jedes Unternehmen von sich behaupten kann, das im Messe- und Eventbereich tätig ist. Deswegen freut es mich, dass das Team auch während der schwierigen Phasen zusammengeblieben ist und XFAIR die Treue gehalten hat. Denn – und das wird auch viel zu wenig in den Vordergrund gestellt – ein Unternehmen ist immer nur so gut wie das Team, das dahintersteht. Und da muss ich sagen haben wir ein sehr gutes Team und ich freue mich jeden Tag die Leute in der Firma zu sehen.

„Ich bin sehr dankbar für die Loyalität des ganzen Teams.“

Wenn ich an die Zukunft denke, was kann ich dazu sagen? Natürlich wollen wir weiterhin innovative Lösungen entwickeln, Visionen haben. In erster Linie aber auch immer mit einem Ohr an unseren Kunden sein, denn auch sie sind es letztendlich, über die sich unsere Lösungen – sei es jetzt im Software- oder auch im Hardware-Bereich – weiterentwickeln. Wir bekommen immer neue Anfragen von Kundenwünschen rein die wir dann entsprechend evaluieren ob es Sinn macht das zu entwickeln. Natürlich machen wir auch interne Brainstormings und gehen mit offenen Augen und Ohren durch´s Leben. Wir bewegen uns entlang des Stands der Technik, weil es letztendlich – und gerade im Messe- und Eventbereich – wichtig und richtig ist, innovative und technisch anspruchsvolle Lösungen anzubieten, die unseren Kunden das Leben hinsichtlich Messen und Events erleichtern. Sei es in der Vorplanung, während des Messezeitraums und natürlich auch noch im Nachgang für Evaluierungen, Reporting, Statistiken, et cetera. Wir wollen diese bestehenden Lösungen auch immer wieder überarbeiten – sei es was das Look & Feel oder die Usability anbelangt – und auch die ein oder andere neue Funktionalität hinzufügen. Das betrifft alle Lösungen und Module die wir haben. 

Wir sind Deutschlandweit, Europaweit operierend, mit immer wiederkehrenden Projekten auch in den USA und Asien. Die weiten wir natürlich gerne aus, wollen aber auch noch andere Messen erschließen, wo wir bisher noch nicht so stark vertreten waren. Gleichzeitig aber natürlich auch unsere Bestandskunden in professioneller Manier wie sie es gewohnt sind, mit qualitativ guten und hochwertigen Lösungen, bedienen.

Klar haben wir noch die Möglichkeiten Neukunden zu generieren. Wachstum ist immer ein Thema, aber jetzt nicht auf Biegen und Brechen. Wir wollen mit der guten Basis, die wir uns über die letzten Jahre erarbeitet haben, in die Zukunft gehen.

Nicht nur im Bereich Soft- und Hardware tut sich etwas bei XFAIR: Wer mehr über unser Portfolio als Full-Service-Provider erfahren möchte, kann sich gerne durch die neuesten Blog-Beiträge klicken, die jetzt ganz frisch nach und nach auf der Website eintrudeln werden. Dort findet ihr bald weitere Interviews – ähnlich wie diesem – zu den einzelnen Teilbereichen, in denen XFAIR tätig ist.

Nicht nur im Bereich Soft- und Hardware tut sich etwas bei XFAIR: Wer mehr über unser Portfolio als Full-Service-Provider erfahren möchte, kann sich gerne durch die aktuellen Blog-Beiträge klicken. Bei Fragen zu unseren Leistungen, aber auch bei Interesse an unseren Stellenangeboten steht euch unser Kontaktformular zur Verfügung. Auch auf den Social-Media-Kanälen finden sich regelmäßig neue Einblicke in den XFAIR-Alltag. Schaut gerne mal vorbei!