Wie gestaltet sich der Workflow vor, während und nach einer Veranstaltung? Im Software-Bereich wird hochgradig individualisiert gearbeitet, wie übersetzt sich das analog in den Hardware-Bereich?
Da ist es eigentlich sehr ähnlich zum Software-Bereich. Die meisten unserer Kunden kommen ja immer wieder, auch immer wieder auf die gleichen Messen. Dennoch ist jede Messe einzigartig, auch wenn es derselbe Kunde ist. Bedeutet: Jedes Jahr kommt irgendetwas Neues mit dazu, etwas Anderes fällt weg, die Kunden wollen natürlich immer up-to-date sein und die neuesten Sachen präsentieren. Das spiegelt sich natürlich auch in den Geräten, die wir zur Verfügung stellen, wieder. Je nachdem, wie groß so ein Messestand ist, müssen wir natürlich anders planen und die Voraussetzungen von Kundenseite einbeziehen.
Diesbezüglich möchten wir den Kunden bestmöglich erweiternd beraten, aber eben auch seine Anforderungen aufnehmen und umsetzen. Bei einem Stand mit zehn Mitarbeitern reicht beispielsweise ein kleines Netzwerk mit Firewall, Switch und Access-Point für WLAN. Sind aber circa 3000 Mitarbeiter auf dem Stand, plus Kunden, muss man da natürlich ein bisschen größer auffahren, und dann eben auch die Redundanz dahinter gewährleisten und der Größenordnung entsprechend unterschiedlichste Hardware für den Stand bieten. Sei es ein Catering-System mit Bon-Drucker und Handheld, wie man es in jedem Restaurant heutzutage kennt oder der simple Drucker, über den man von seinem Handy doch schnell etwas ausdrucken möchte, weil Papierform doch noch genutzt wird. Ein wichtiger Bestandteil ist die Infotheke, die die erste Anlaufstelle für jeden Besucher ist, mit Telefonfunktion, um den jeweils zuständigen Mitarbeiter erreichen zu können. Vor allem auf einem vollen Messestand, auf dem man mal schnell die Übersicht verliert, wer denn jetzt wo zu finden ist, ist das ein wichtiges Feature. Je nach Kundenstand und Kundenwunsch wird die Hardware dementsprechend ausgewählt, dem Kunden vorgeschlagen oder präsentiert und dann nach seinen Wünschen und Sicherheitsstandards, aber natürlich auch unseren Sicherheitsanforderungen laut ISO-Norm und neuestem Stand der Technik konfiguriert.
Wir haben bei uns in der Technikabteilung einen so genannten Konfig-Bereich, wo die Konfiguration der einzelnen Projekte stattfindet. Wir nennen sie immer liebevoll Konfig-Us, diese sind immer aufgebaut wie ein großes U aus Stehtischen. Hier bauen wir die komplette Hardware, die wir mit auf Messe nehmen, vor der Messe einmal auf und konfigurieren sie, setzen sie auf, auch segmentweise. Wenn wir Zwischenverteiler, Teilabschnitte oder externe Räume auf Messen haben, die wir mitbetreuen müssen, bauen wir das auch genauso auf, dass es dann vor Ort nur noch Plug and Play ist. In diesem Zuge kommt dann auch die Software mit ins Spiel und wird mit der Hardware zusammen getestet, damit auch das Zusammenspiel reibungslos funktioniert. Sei es die Anwahl-Technologie, das automatische Ausdrucken von Badges, also Namensschildern, auf Messe… all diese Möglichkeiten, oder Catering-Systeme, Shop-Systeme. Das ist ja alles individuell, sei es Software, Hardware, es kommt immer was Neues mit dazu und das muss natürlich auch zusammenlaufen. Deshalb bauen wir das alles einmal hier auf, um Fehlerquellen auf der Messe zu vermeiden.
Auch das Thema Vor-Ort-Betreuung ist etwas, wofür uns unsere Kunden, glaube ich, sehr schätzen, da wir bei den meisten etwas größeren Ständen immer mindestens einen Techniker vor Ort haben, der supported, sei es jetzt bei einem Stromausfall auf Messe, Papierstau im Drucker oder einfach nur eine simple Frage zum Handy oder zur Bedienbarkeit der jeweils gebuchten App. Was auch sehr häufig vorkommt sind private Fragen, die mit unserem System gar nichts zu tun haben: „Hey, ich habe ein Problem mit meinem iPhone.“. Wir schauen uns das einfach gerne an. Wir sind immer vor Ort, immer bereit, immer ansprechbar, immer präsent, aber halten uns im Hintergrund auf, weil wir natürlich den Messe-Flow nicht stören wollen. Wir haben meistens einen Technik-Raum, wo wir uns einen Arbeitsplatz einrichten, wo wir oftmals schon für die nächsten Messen vorbereiten und planen, auch teilweise mit unseren Kunden vor Ort auf dem Stand. Die Standleitung gibt uns in solchen Meetings häufig direkt Feedback, was ist gut gelaufen, was können wir nächstes Mal optimieren, wo können wir ansetzen und neue Ideen schaffen, die wir für den nächsten Messeauftritt dann eben schon mit aufnehmen und vorbereiten können.
Die Nachbereitung wird für uns auch immer wichtiger und aufwändiger und hat denselben Stellenwert wie die Vorbereitung. Durch die ganzen Datenschutzbestimmungen und IT-Security-Vorgaben ist der Aufwand sehr groß geworden, muss aber natürlich ordnungsgemäß und sehr gepflegt abgearbeitet werden. Beispielsweise müssen wir dokumentieren wie und wann von wem welches Produkt zurückgesetzt und bereinigt wurde, Daten gelöscht wurden. Um diese Maßnahmen durchzuführen, bauen wir jedes Projekt nach der Messe nochmal in der Firma auf. Nach der Nachbereitung kommen die Sachen in die Hände unseres Warehouse-Managers, der sicherstellt, dass die Geräte auch äußerlich nicht beschädigt wurden, und den Bestand dokumentiert.
