Online-Registrierung als Tool zur Event-Planung: René Knapp im Interview

Herr Knapp, können Sie zunächst die grundlegende Funktion der Online-Registrierung erläutern und wie diese bei XFAIR gehandhabt wird?

Prinzipiell ist die Online-Registrierung dazu da, Daten im Vorfeld einer Messe oder eines Events online zu erfassen, um sowohl während der Planungsphase als auch während der Messelaufzeit auf die nötigen Informationen zugreifen und mit ihnen arbeiten zu können. Die Datenerhebung dient zum einen dem Teilnehmer-Management – „Wer kommt wann zu einem Event?“. Aber auch das Thema Einladungs-Management kann dem vorgeschaltet werden. So können eingeladene Teilnehmer sich hier zurückmelden und bekommen dann eine Bestätigungs-E-Mail, auf Kundenwunsch mit einem QR-Code, mit der sie sich bei Ankunft auf der Veranstaltung schnell und effektiv akkreditieren können.
Des Weiteren werden unsere Standmanagement-Systeme durch die Online-Registrierung mit Content befüllt, was vor allem auf großen Messen mit großen Messeständen von Vorteil ist. So stehen dem Personal an der Infotheke die relevanten Informationen bei Bedarf zur Verfügung, wie zum Beispiel wer welche Sprache spricht, wer für welches Produkt zuständig ist, oder auch für welche Länder oder Regionen, damit ein Besucher des Messestandes ohne Termin oder bekanntem Ansprechpartner mit diesen Kriterien-Werten die für ihn zuständige Person zugewiesen bekommen kann. Ein Beispiel: „Ich suche jemanden der zuständig ist für Belgien, der sollte flämisch können und für das Produkt Druckmaschinen zuständig sein.“ Dann hätten wir diese Daten durch die Online-Registrierung im System hinterlegt und können einen entsprechenden Mitarbeiter mit nur einem Mausklick kontaktieren.
Grundsätzlich ist die Online-Registrierung bei XFAIR ein Standardprodukt, das für jeden Kunden angepasst wird. Man kann das ein bisschen vergleichen mit einer Maß-Konfektion: Ich habe eine Basis, die dann aber jedes Mal aufs Neue für den Kunden erweitert beziehungsweise angepasst wird. Das Ganze ist in der Regel in einem Layout gestaltet, das an das Corporate Design unseres Kunden angelehnt ist.

Inhaltlich können wir bei der Registrierung Unterschiede hinsichtlich des Events oder der Registrierungsgruppe machen. Das heißt ich kann für ein und dasselbe Event mehrere Registrierungsgruppen erstellen, in der verschiedene Informationen abgefragt werden. Für eine Messe gibt es beispielweise häufig die Registrierungsgruppe Standdienstmitarbeiter. Hier frage ich natürlich andere Dinge ab als beim Messe-Aufbau-Team. Spinnen wir dieses Beispiel einmal weiter, wird letztere Gruppe auch zu einem anderen Zeitpunkt vor Ort sein, also muss ich andere Zeiten abfragen. Genauso wie eine Registrierungsgruppe Besucher, die würde ich natürlich auch wieder andere Sachen fragen und den Fragebogen anders gestalten als bei den Mitarbeitern eines Messestandes.

Das Abfragen verschiedener Informationen hängt auch mit der Auswahl der gewählten Module zusammen. Diese können ganz nach Bedarf des Kunden zugeschaltet werden. Eines davon ist zum Beispiel das Modul „Hotel“, wenn bedarf für Hotel-Management besteht. Beliebt ist auch das Modul „Meeting-Räume“, mit dem ich innerhalb der Online-Registrierung als Teilnehmer bereits im Vorfeld einen oder mehrere Meeting-Räume beantragen kann und dann von einem Administrator mit einer Bestätigungs-Mail zugewiesen bekomme. Ich kann auch das Modul „Orders“ freischalten, mit dem ich mir als Teilnehmer zum Beispiel Ausstellerausweise bestellen kann oder auch Tagestickets für meine Kunden, die ich ihnen dann persönlich überreichen kann. Viele Aussteller nutzen diese Funktion auch, um Bestellungen von Arbeitskleidung oder Messe-Uniformen et cetera von ihren Mitarbeitern einzuholen und so die jeweiligen Kleidungsstücke in der richtigen Größe zu ordern und zuzuordnen.

Wir haben noch viele weitere Module, zum Beispiel das Modul „guided tours“, für den Fall, dass unsere Kunden Standführungen anbieten möchten. Es gibt auch Kunden, die dieses Tool zur Organisation von Bus-Shuttles nutzen. Hier geht es einfach darum: Ich habe eine bestimmte Anzahl von Plätzen zu einem bestimmten Zeitpunkt und das Modul zieht dann automatisch mit jeder Buchung einen Platz ab. Das passiert solange, bis es keinen Platz mehr gibt. Dann erscheint dieser Slot auch nicht mehr in der Online-Registrierung und kann nicht mehr ausgewählt werden.
All diese Module können in den verschiedenen Registrierungs-Gruppen aktiviert oder deaktiviert werden. Ich kann zum Beispiel das Hotel-Modul in der Gruppe Mitarbeiter aktivieren, aber in der Gruppe Besucher deaktivieren, sodass Besucher kein Hotel anfragen können, Mitarbeiter aber schon. Ich kann die Module auch zu den verschiedenen Zeitpunkten eines Projekts aktivieren oder deaktivieren.

Wie ist der typische Ablauf einer Online-Registrierung?

Der typische Ablauf einer Online-Registrierung hängt natürlich auch immer vom Event ab. Prinzipiell ist aber zu sagen, dass wir uns im Vorfeld mit dem Kunden zusammensetzen und neben dem generellen Layout die Gestaltung im jeweiligen Corporate Design und natürlich die zu berücksichtigenden Datenschutzrichtlinien besprechen. Diesbezüglich müssen vor dem Start der Online-Registrierung auch entsprechende Verträge von beiden Parteien unterschrieben werden. Danach geht es um das Inhaltliche, also welche Module werden aktiviert, welche Felder werden in welcher Reihenfolge angezeigt, wie heißen diese Felder, Welche Informationen werden hier abgefragt. Außerdem gilt es den zeitlichen Ablauf zu klären: welches Modul wird zu welchem Zeitpunkt in welcher Registrierungsgruppe aktiviert oder eben nicht aktiviert und wann geht die Registrierung online. Nachdem wir diese Anforderungen aufgenommen und umgesetzt haben, bekommt der Kunde das Endprodukt zur Durchsicht und prüft, ob alles passt, hat vielleicht hier und da nochmal einen Änderungswunsch – da geht es dann natürlich viel um Texte und Überschriften und Header.

Wir haben die Registrierung sehr häufig in Deutsch und Englisch, manchmal aber auch in anderen Sprachen, wie zuletzt zur Intermat in Paris auch auf Französisch. Hier konnten wir das Know-How unserer Mitarbeiter nutzen, die in diversen Sprachen, unter anderem auch in Französisch, sehr versiert sind. Auch das ist etwas, das die XFAIR ausmacht: wir vereinen sehr viele verschiedene Kompetenzen unter einem Dach und die Sprachkenntnisse unseres internationalen Teams gehören hier definitiv dazu.

Aber zurück zur Online Registrierung und ihren typischen Ablauf. Wir waren stehen geblieben beim Rücklauf, bei der Kontrolle. Wenn wir hier grünes Licht bekommen, stellen wir dem Kunden einen Link zur Verfügung, der dann an die Teilnehmer verschickt wird und diese zur Online-Registrierung von XFAIR führt.

Wie wird die Online-Registrierung in die anderen Lösungen in der Kategorie Teilnehmer-Management bei XFAIR eingeordnet?

Die Online-Registrierung ist, wie schon angedeutet, ein Baustein vom Teilnehmer-Management im Ganzen. In der logischen Reihenfolge nimmt sie Platz zwei ein, wenn man mit dem Einladungs-Management anfängt. In diesem Zusammenhang verkörpert die Online-Registrierung in Teilen das so genannte „Response-Management“, da die Rückmeldungen auf die versendeten Anmeldungen personenbezogen mit den in der Registrierung erhobenen Daten verknüpft werden.

Grundsätzlich sind alle XFAIR-Leistungen relativ eng miteinander verwoben und können individuell angeordnet und priorisiert werden. Wir stellen hier nicht nur die Software, also in diesem Fall die Online-Registrierungsplattform, zur Verfügung, sondern bieten mit unserem Customer-Care-Team auch entsprechende Back-Office-Services, die über das reine Erstellen der Software-Plattform hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise die Schulung zur Nutzung unserer Produkte, die Organisation und Verwaltung von Hotelkontingenten oder das Erstellen von diversen Auswertungen und Berichten.

Nähere Informationen zu den einzelnen mit der Online-Registrierung verknüpfbaren Leistungen der XFAIR GmbH finden Sie auf unserer Website. Wer gezielte Fragen zur Planung seines eigenen Großprojektes hat, kann sich gerne telefonisch oder über unser Kontaktformular bei uns melden. Auch spannend: Die neuesten Blog-Beiträge finden Sie unten.